MUSZYŃSKI.ONLINENajpierw wysyłasz uprzejme przypomnienie (Zahlungserinnerung). Jeśli dalej nic, pierwsze upomnienie (Mahnung). Potem ostatnie (letzte Mahnung) z informacją o dalszych krokach. W każdym piśmie: numer faktury, kwota, nowy konkretny termin i dane do przelewu.
- Zacznij spokojnie. Często klient po prostu zapomniał.
- Kolejność: Zahlungserinnerung → Mahnung → letzte Mahnung.
- W każdym piśmie numer faktury, kwota, nowy termin i IBAN.
- Przed trzecim pismem zadzwoń. Rozmowa często załatwia sprawę szybciej.
Trzy kroki, zanim sprawa pójdzie dalej
| Krok | Kiedy | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | ok. 7 dni po terminie | uprzejmy, bez pretensji |
| 1. Mahnung | ok. 14 dni później | rzeczowy, z nowym terminem |
| Letzte Mahnung | ok. 14 dni później | stanowczy, z dalszymi krokami |
To nie są terminy z ustawy, tylko rozsądny rytm. Możesz go skrócić albo wydłużyć, zależnie od klienta.
1. Uprzejme przypomnienie
Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. 2026-018 Sehr geehrter Herr Schmidt, sicher ist es Ihnen im Alltag durchgerutscht: Die Rechnung Nr. 2026-018 vom 01.09.2026 über 1.504,16 € ist noch offen. Sie war am 15.09.2026 fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 02.10.2026 auf folgendes Konto: IBAN: [IBAN] · Verwendungszweck: Rechnung 2026-018 Falls Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen [Imię Nazwisko]
Pewnie umknęło to w codziennym zamieszaniu: faktura nr 2026-018 z 01.09. na 1 504,16 € jest jeszcze nieopłacona. Proszę o przelew do 02.10. Jeśli już Pan zapłacił, proszę zignorować tę wiadomość.
2. Pierwsze upomnienie
Betreff: 1. Mahnung zur Rechnung Nr. 2026-018 Sehr geehrter Herr Schmidt, leider konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang zur Rechnung Nr. 2026-018 über 1.504,16 € feststellen, auch nicht nach unserer Zahlungserinnerung vom 22.09.2026. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis spätestens 16.10.2026. IBAN: [IBAN] · Verwendungszweck: Rechnung 2026-018 Sollte es ein Problem mit der Rechnung geben, rufen Sie mich bitte an. Wir finden sicher eine Lösung. Mit freundlichen Grüßen [Imię Nazwisko]
Do dziś nie widzimy wpłaty za fakturę nr 2026-018, także po przypomnieniu z 22.09. Proszę o przelew najpóźniej do 16.10. Jeśli jest jakiś problem z fakturą, proszę zadzwonić, na pewno znajdziemy rozwiązanie.
3. Ostatnie upomnienie
Betreff: Letzte Mahnung zur Rechnung Nr. 2026-018 Sehr geehrter Herr Schmidt, trotz Zahlungserinnerung und Mahnung ist die Rechnung Nr. 2026-018 über 1.504,16 € weiterhin offen. Bitte begleichen Sie den Betrag bis spätestens 30.10.2026. IBAN: [IBAN] · Verwendungszweck: Rechnung 2026-018 Sollte bis dahin keine Zahlung eingehen, werden wir die Forderung ohne weitere Ankündigung an einen Rechtsanwalt bzw. ein Inkassounternehmen übergeben oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Mit freundlichen Grüßen [Imię Nazwisko]
Mimo przypomnienia i upomnienia faktura nr 2026-018 wciąż nie jest opłacona. Proszę o zapłatę najpóźniej do 30.10. Jeśli wpłata nie wpłynie, bez dalszych zapowiedzi przekażemy sprawę prawnikowi lub firmie windykacyjnej albo złożymy wniosek o sądowy nakaz zapłaty.
Pisz tylko to, co naprawdę zamierzasz zrobić. Pusta groźba osłabia Cię przy następnym kliencie.
Zanim wyślesz: krótka lista
- Numer i data faktury się zgadzają?
- Kwota taka sama jak na fakturze?
- Nowy termin to konkretna data, nie „bald” (wkrótce)?
- IBAN i tytuł przelewu są w treści?
- Ton spokojny, bez emocji? Pismo może kiedyś przeczytać ktoś trzeci.
Nie chcesz pisać tego sam za każdym razem?
Instaluję asystenta, który zna Twój cennik i Twój sposób pisania. Mówisz po polsku, a on przygotowuje gotowy tekst po niemiecku. Ty tylko sprawdzasz i wysyłasz.
Jeszcze nie teraz? Weź darmowy 5-dniowy kurs na maila →Pytania i odpowiedzi
Ile czekać po terminie płatności?
Zwykle kilka dni. Przelew mógł się opóźnić. Tydzień po terminie to dobry moment na pierwsze uprzejme przypomnienie.
Czy muszę wysłać trzy upomnienia?
Prawo tego nie wymaga. Trzy kroki to po prostu przyjęty zwyczaj, który pokazuje, że dałeś klientowi szansę. Przy dużych kwotach warto od razu zapytać doradcę, co dalej.
Czy mogę doliczyć odsetki i koszty upomnienia?
W wielu przypadkach tak, ale zasady zależą od tego, czy klient jest firmą, czy osobą prywatną. Zanim cokolwiek doliczysz, sprawdź to ze swoim Steuerberaterem albo prawnikiem.
Mail czy list?
Na pierwsze przypomnienie mail w zupełności wystarczy. Ostatnie upomnienie wiele firm wysyła też listem poleconym (Einschreiben), bo wtedy masz dowód, że dotarło.
To praktyczny poradnik z codziennej pracy, a nie porada prawna ani podatkowa. W sprawach spornych, podatkowych i urzędowych decyzję podejmujesz Ty razem ze swoim doradcą (Steuerberater, Anwalt).